Cómo implementar flujos de trabajo automatizados eficaces

Veterano de la industria de media con más de 30 años de experiencia en televisión, radio y entretenimiento en directo, Nick Morgan, Sales Director APAC de VSN, ha trabajado para empresas de comunicación como SKY TV en Nueva Zelanda, SONY AXN y World Sport Group en Singapur.

En el Guest Blog de VSN, Morgan, destacó algunas características esenciales para implementar flujos de trabajo automatizados eficaces. “Junto con el cambio a arquitecturas IP y en la nube, así como a tecnologías web convertidas en garantías esenciales frente a la interrupción del servicio en operaciones on-premise (como una pandemia mundial), tecnologías como la automatización de flujos de trabajo tienen cada vez más demanda. Con más personal de producción trabajando a distancia y menos personal en la oficina, los problemas de producción como embotellamientos en los procesos a menudo resultan más difíciles de resolver. La automatización de los flujos de trabajo se utiliza con mayor frecuencia para justificar la expansión de los canales lineales o no lineales (OTT, VOD, redes sociales) sin incurrir en costes de instalación significativos, ya que muchos de los procesos de preparación y entrega se automatizan. Un mayor número de canales suele suponer más esfuerzo y recursos para producir y distribuir nuevos contenidos”, explicó el ejecutivo.

Morgan explicó que hay muchos tipos de automatización de flujos de trabajo, algunos operan independientemente del MAM, DAM o PAM y otros tienen una estrecha integración con estas soluciones y destacó algunas de las ventajas que aporta la automatización de flujos de trabajo basada en un MAM. “La principal ventaja es la capacidad de relacionar los assets de media de una empresa, los usuarios y los procesos relacionados a plataformas de terceros, como ingesta, reproducción, programación, la entrega y también procesos especializados como el control de calidad, la publicación, la censura y el archivado. Una buena solución MAM puede integrar todos estos sistemas, operaciones y procesos de empresa de forma integral, lo que facilita mucho la producción, la gestión y el seguimiento de las operaciones de media a gran escala”, analizó.

“Los sistemas MAM suelen incluir motores de flujos de trabajo integrados, pero suelen ser secuenciales, es decir, una operación tras otra, y a menudo no permiten que los procesos manuales (humanos) formen parte del flujo de trabajo. Otro tipo de orquestación de flujos de trabajo implica el uso de un sistema de gestión de procesos empresariales o BPM (Business Process Management), que es una solución más avanzada para crear procesos complejos y flujos de trabajo secuenciales/paralelos que ofrecen mayor colaboración y visibilidad al tiempo que reducen los errores humanos y la duplicación de tareas”, añadió.

El veterano de la industria sostuvo la necesidad de diseñar correctamente un flujo de trabajo automatizado. “El problema de entrada que veo a menudo es que hay una falta de experiencia interna dentro de las organizaciones de media en cuanto a automatización de flujos de trabajo y MAM en general. Tengo que admitir que a menudo parece un arte de magia y que cuesta mucho entenderlo; en primer lugar, se necesita tiempo y esfuerzo para comprender cómo funciona y, a continuación, cómo podría aplicarse a tu entorno de producción. Las posibilidades a la hora de plantear un flujo de trabajo son aparentemente infinitas”, reflexionó.

Algunas áreas concretas que identificó el experto son: profundizar en los puntos en los que la compañía sabe que las cosas no funcionan tan bien y señalarlos como áreas problemáticas. Así como también buscar a algunos expertos que no sean proveedores o contratar un consultor. “Otro punto importante es crear diagramas y diagramas de etapas del proceso. Me encanta cuando los clientes se presentan con dibujos del flujo de trabajo, quizá porque me oriento mejor visualmente, pero también porque la mejor manera de entender un proceso o flujo de trabajo es mapearlo”, explicó.

“Por último, selecciona y contrata a la empresa o empresas con las que creas que puedes trabajar, comparte tus puntos conflictivos del paso 1 y pídeles que te proporcionen algunas ideas tangibles sobre cómo enfocar tus objetivos empresariales y de flujos de trabajo”, concluyó.

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